GERENCIAL Octubre 2009
Prof.: Msc. Tanino Ferri
DEFINICIÓN DE SISTEMA
Un sistema es un conjunto de componentes interrelacionados, que
interactúan entre si, con un objetivo determinado. Un sistema
es el modelo con que representamos la realidad.
Podríamos
decir también, que sistema, es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello sobre datos o
información sobre energía o materia u organismos en una referencia temporal para producir como salida la información, energía o materia u organismos. [K.K.]
Hoy en día ya no compramos cámaras fotográficas, estantes para libros, aparatos de alta fidelidad. Ahora compramos sistemas fotográficos, sistemas de estantería y sistemas de estéreo. Por consiguiente la palabra sistema ha alcanzado tanta popularidad ya que "sistema" implica
integridad, totalidad y unificación de partes para lograr un funcionamiento óptimo de un conjunto de componentes.
En todo sistema, la conducta de cada elemento tiene un efecto sobre la
conducta del todo y ninguno tiene un efecto independiente sobre el.
De lo anterior se deduce que un sistema ES UN TODO
que no puede ser dividido en partes independientes. Cada parte del
sistema tiene propiedades que se pierden cuando se separan del mismo.
SISTEMAS
DE INFORMACIÓN - GERENCIAL
Sistemas de Información: Es un
conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. El énfasis en sistema significa que los variados componentes buscan un objetivo común para apoyar cualquier actividad y agilizar el desarrollo de una tarea que implique el manejo de datos para convertirlos en información.
Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial (S.I.G)
al método, herramienta o técnica de poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización. Un sistema de
información gerencial utiliza la información del pasado, presente y de proyección para apoyar la solución de problemas y la toma de decisiones.
Cabe destacar que todas las funciones gerenciales; planeación, organización, dirección y control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones
son necesarios los Sistemas de Información Gerencial.
Todas las organizaciones cuentan con alguna clase o tipo de sistema de información gerencial. Las organizaciones han aprendido como utilizar la información como un instrumento eficaz para la
administración; por ello, buscan que todos los datos medibles sean organizados de manera que sea fácil registrarlos, almacenarlos, procesarlos, recuperarlos y comunicarlos
CÓMO PUEDE AYUDAR UN (SIG) A LOS ADMINISTRADORES.
Un sistema de información gerencial proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos
y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales. Brinda una amplia y completa gama de información. Genera proyecciones y estudios estadísticos. En conclusión permite planear, controlar y hacer seguimiento de las operaciones de una empresa proporcionando las bases que se requieren para la toma de decisiones.
Características de la Información Producida por el (S.I.G)
La información de más alto nivel debe obtenerse como un producto secundario del procesamiento de datos, desarrollando modelos y métodos que presenten información adecuada a cada nivel administrativo tomando en cuenta el alcance y la naturaleza de la información y el grado en que interactúa cada administrador. La información producida por el sistema debe
presentar algunas de las características siguientes:
Accesibilidad: Facilidad y rapidez con que se puede obtener la información resultante.
Comprensibilidad: Integridad del contenido de la información. No se refiere necesariamente al volumen sino que el resultado sea completo.
Precisión: Ningún error en la información obtenida. Cuando se trata de un gran
volumen de datos, en general se producen dos clases de errores: de
trascripción y de cálculo.
Propiedad: El contenido de la información debe ser apropiado para el asunto al cual
esta enfocado, tiene una estrecha relación con lo solicitado por el usuario.
Claridad: El grado en que la información está exenta de expresiones ambiguas.
Verificabilidad: Posibilidad de que varios usuarios examinen la información y
lleguen siempre a la misma conclusión.
CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información (SI) generalmente se clasifican en distintas clases diferentes, los cuales se encuentran relacionados entres sí:
Sistemas de Información Gerencial (SIG), Sistemas de soporte de
Decisiones (SSD), Sistemas de información Estratégico
(SIE) y los Sistemas de Información de Oficina (SIO).
Cada modalidad de sistema desempeña un importante papel en el control y la coordinación de muchas partes o componentes de una organización o una empresa.
Sistemas de soporte de decisiones (SSD): Son sistemas que ayudan a los administradores a tomar decisiones en situaciones en las cuales el juicio humano es una contribución importante para el proceso de la solución de problemas. Los sistemas de soporte de decisiones están enfocados a niveles de alta gerencia dentro de las organizaciones.
Se caracteriza por: Apoyo a las decisiones semiestructuradas, Flexibilidad en la especificación de los resultados ,Facilidad de uso y desarrollo, Respuesta rápida, Alto grado de control por parte del usuario, Enfoque en administración media-superior, Capacidades interactivas, Uso de modelos, Dificultad en la justificación de costos, Desarrollo evolutivo, Enfoque de efectividad de los administradores mas que la eficiencia
Los sistemas de Información Estratégicos (SIE): están enfocados a crear o permitir lazos e integración de entidades (organizaciones) para crecer, competir y sobrevivir dentro de su
ambiente.
Un sistema de información estratégico (SIE), es un sistema de información usado
para el soporte de estrategias competitivas de una organización. La perspectiva anterior común de los SIE estaba basada sobre la idea que los sistemas de información deben únicamente enfocarse a cubrir las necesidades de información para soportar y dar forma a la administración por medio de monitoreos. Por tanto esta perspectiva es inadecuada para la oportunidad de sistemática de oportunidades de negocios para los SIE, e incapaz de explicar el significado estratégico de
los sistemas.
Sistemas de información de oficina (SIO): Es un conjunto de herramientas de automatización de oficinas que mejoran la productividad, eficiencia y efectividad de la empresa. Por otro lado es necesario notar que los SIO dan soporte a los trabajadores de datos, es decir no crean un nuevo conocimiento sino que usan la información para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma y luego compartirla o diseminarla formalmente por toda la organización.
Los aspectos más comunes de un SIO incluyen procesamiento de palabras, hojas de cálculo, editor de publicaciones, calendarización electrónica y comunicación mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencia.
PASOS PARA EL DESARROLLO DE UN (SIG)
1. - IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS
Problemas: Dónde hay retrasos, errores, inconsistencias. Ubicar el problema dentro de un
marco conceptual. Analizar el problema desglosando en sus unidades más simples.
Oportunidades: Situaciones que el analista cree que pueda ser mejores. Permite que el negocio gane un avance competitivo.
Objetivo: El analista debe descubrir lo que está tratando de hacer la empresa. El analista identificará si una aplicación de sistema de información pude ayudar a la empresa, a que alcance sus objetivos.
2.- DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION
Determinar la información requerida por el usuario para sus tareas, comprende que información
necesitan los usuarios para trabajar.
Mediante herramientas para la recolección de datos, tales como: Muestreo. Estudio de datos y formas usadas por la organización. Entrevista. Cuestionarios. Observación de conductas y
ambientes. Otras.
3.- ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA
Identificar los distintos procesos y actividades que se llevan a cabo en la empresa, en este paso se determina la información que será requerida por cada uno de los procesos que tendrá
el nuevo sistema, posteriormente se realiza una propuesta del sistema en base a lo encontrado. Finalmente se realiza un análisis costo beneficio de la alternativa planteada.
4.- DISEÑO DEL SISTEMA (RECOMENDADO)
Diseño de acceso al SIG (formas y pantallas). Diseño interfaz del usuario (teclado, uso de
ratón, lector de código de barras) , Diseño de la Base de Datos. Diseño de
las salidas (Reportes) .
5- DOCUMENTACION DEL SISTEMA
Las representaciones de cada uno de los procesos del sistema deben ser traducidas a un lenguaje de fácil entendimiento. Tipo de documentación a diseñar es la siguiente: Manual del
usuario. Manual de programación. Manual del sistema
6.- PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
Antes de usar el sistema debe probarse, esto me permite disminuir problemas antes de la entrega del mismo. Los tipos de pruebas que se deben aplicar son. Prueba con datos de ejemplo y Prueba con datos reales del sistema. El mantenimiento es efectuado al comienzo y a lo
largo de la vida del S.I.
7.- IMPLANTACION Y EVALUACION DEL SISTEMA
Implantación: Adiestramiento, capacitación, entrenamiento de los usuarios para manejar el sistema. Establecer los pasos para cambiar un sistema a uno nuevo: Sistema paralelo.
Conversión directa. Sistema por etapas
Evaluación: Determinar si el sistema cumple con las expectativas planteadas y si es necesario
corregir los errores del sistema para mejorar su capacidad en respuesta a las necesidades de la organización.
